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La gestion des ressources iconographiques est un enjeu stratégique pour la Direction de la Communication de l’Université de Franche-Comté qui dispose de photographies de qualité à usage interne et externe. Soucieuse de développer une base photographique riche et variée, l’Université a fait appel à Keepeek pour la mise en place d’une photothèque en mesure de traiter la production massive de leurs contenus de communication.
Lors d’une interview, Ludovic Godard, photographe attaché à la direction de la communication de l’Université, a élucidé l’importance pour leur université de bénéficier d’une banque d’images performante et adaptée à leur environnement.
À mon arrivée en 2009, il m’a été demandé d’organiser la banque d’images de l’Université de Franche Comté. L’ensemble de nos données était stocké sur un serveur standard auquel nous avions accès en réseau. Afin de nous nourrir des métadonnées de nos images, nous utilisions en complément le logiciel Picasa qui était installé sur chaque poste, mais il était malheureusement assez limité. Nous étions contraints de dupliquer les données pour les différentes cibles d’utilisateurs (services, facultés, laboratoires) et de livrer les reportages via un système de transfert de fichiers volumineux.
Nous avions besoin d’une solution qui soit en mesure d’intégrer l’arborescence qui avait été établie par mon prédécesseur et qui était très complexe. Keepeek est le seul éditeur à avoir pu assurer cela. Nous voulions également que la solution soit simple d’utilisation et intuitive et Keepeek a su nous apporter satisfaction sur ces critères.
Nous avons démarré ce projet d’intégration en 2012 et l’outil fonctionne vraiment très bien aujourd’hui. Il répond à toutes nos attentes. L’intégration a été exécutée par les équipes de Keepeek, en collaboration avec le service informatique de notre université. Nous avons été particulièrement satisfaits de la capacité de l’outil Keepeek à s’articuler avec notre système d’authentification centralisé “CAS" ; il s’agissait là d’une contrainte forte de la part de notre DSI. Cet objectif a été atteint haut la main.
Les utilisateurs de la photothèque déposent les images dans la base et les organisent sous forme de dossiers. Nous avons actuellement 103 000 médias référencés dans l’outil de DAM de Keepeek : des illustrations corporate, des images de bâtiments, d’étudiants, de recherche dans les laboratoires… Nous avons fait le choix d’utiliser l’outil Keepeek uniquement pour la photographie et d’utiliser d’autres plateformes pour héberger les vidéos par exemple. Notre souhait était de tirer parti de toute la puissance d’un espace dédié à la photo.
L’ensemble de la direction de la communication a accès à la photothèque. Ce qui est vraiment intéressant avec la solution Keepeek, c’est que tous les métiers de la communication (relations presse, communication interne, graphisme…) se retrouvent sur l’outil. On sent que la solution a été pensée en ce sens. Notre objectif est aussi d'en faire profiter toute la communauté universitaire. Nous avons ouvert la photothèque à d’autres branches de l’Université afin qu’elles puissent y déposer leurs images. C’est notamment le cas de notre plus gros laboratoire de recherche pour l’ingénieur de France, FEMTO-ST, dont la banque d’images a migré sur Keepeek.
L’outil a vraiment été simple à prendre en main pour tous les collaborateurs, d’autant plus qu’au niveau des usages, il n’y a pas une manière de faire mais plusieurs. Cela prouve clairement son caractère intuitif. J’ai également apprécié la réactivité du support. C’est une qualité qui mérite d’être mise en avant car ça n’est pas le cas de tous. Enfin, je trouve l’équipe très à l’écoute. J’ai récemment eu un point téléphonique avec un collaborateur Keepeek qui souhaitait simplement vérifier que l’utilisation du logiciel se déroulait bien.
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