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Comment transformer près d'un siècle d'archives audiovisuelles en ressource stratégique accessible ? Face à cette question, Colas a fait le choix d'une transformation digitale ambitieuse de son héritage documentaire. Préservation des supports physiques, accessibilité des contenus digitaux, droits d'utilisation, optimisation des coûts de stockage : découvrez comment cette filiale du groupe Bouygues, acteur mondial de la construction et de l'entretien des infrastructures de transport a choisi Keepeek comme solution DAM (Digital Asset Management) pour gérer plus de 190 000 médias.
Rencontre avec Magdalena Dulac, Responsable de l'Audiovisuel au sein de la Direction Communication et Marque de Colas, et Benjamin Suc, CEO de Limonade & Co, qui accompagne l'entreprise depuis plus de 10 ans dans la gestion de son patrimoine numérique.
Ensemble, ils nous parlent de la transformation réussie de cet héritage historique en ressource stratégique et l'optimisation de la gouvernance documentaire de Colas.
« Colas produit des photos depuis 1929 et des films depuis 1953 » explique Magdalena Dulac. « Nous avions plus de 40 types de supports physiques pour les films, tous stockés chez un prestataire archiviste. La pérennité de ces supports historiques et leur accessibilité limitée nous préoccupaient. »
La direction a donc voté un budget pour la numérisation de ces archives historiques. « La volonté de Colas était de respecter l'histoire de l'entreprise. Avec de nombreuses absorptions de sociétés au fil des années, il était essentiel de conserver cet historique pour comprendre l'ADN et la diversité de l'organisation » ajoute-t-elle.
Avant la mise en place de Keepeek en 2019, Colas gérait ses médias via deux outils distincts : une photothèque et une vidéothèque créée en 2011. « Nous avions besoin de simplifier l'accès à nos médias. L'objectif premier était de faciliter la consultation et de donner envie aux collaborateurs de profiter de ce patrimoine, tout en rationalisant les coûts de stockage et d'exploitation ».
« Le chantier d'indexation représentait un grand défi » détaille Benjamin Suc. « Nous sommes partis de deux fonds de métadonnées totalement hétérogènes, aussi bien en termes de structuration que de référentiels. Même des éléments qui semblaient similaires, comme l'indexation des termes géographiques ou la dénomination des filiales, suivaient des logiques différentes. Il a fallu définir un tronc partagé pour harmoniser la description des vidéos et des images, et surtout aligner les référentiels sur une terminologie commune pour garantir une recherche efficace. La migration et l'indexation ont nécessité 3 à 4 mois de travail mais cette restructuration était fondamentale pour assurer la qualité et la cohérence des données dans le temps ».
« Cette phase d'indexation a été facilitée par notre travail préparatoire » complète Magdalena Dulac. « Quand Keepeek a commencé son intervention, nous avions presque terminé la définition du thésaurus, ce qui nous a permis de gagner au moins 6 mois sur le projet global ».
Aujourd'hui, la plateforme centralise plus de 190 000 médias (176 000 images, 9 000 vidéos et des documents PDF) pour une volumétrie totale de 12 To, accessibles à plus de 30 000 utilisateurs dans le monde.
La centralisation des médias dans un système unique a également permis de créer des connexions auparavant impossibles entre les différents types de contenus. « Nous produisons un magazine, Routes, en français et en anglais depuis des années. Grâce à Keepeek, nous pouvons désormais établir des liens entre les articles et les médias associés, facilitant la réutilisation et la traçabilité des assets. Cette interconnexion, impossible lorsque nos contenus étaient hébergés dans deux systèmes distincts, améliore considérablement l'efficacité de nos équipes ».
La numérisation d'un patrimoine historique soulève rapidement des questions en matière de droits. « C'est un point d'attention important quand on reprend des fonds anciens. Avons-nous toujours les droits d'usage et de diffusion ? Les droits voisins sur les musiques ou d'autres sujets juridiques nécessitent une recherche approfondie des ayants droits, ce qui n'est pas simple quand on remonte à 1929 ».
Keepeek s'intègre parfaitement dans l'écosystème digital de Colas. « Keepeek est un centre de dépôt de fichiers terminés » précise Magdalena. « Un produit fini réalisé par une agence est déposé dans Keepeek, puis intégré à notre intranet et diffusé sur notre site corporate. Cette simplicité du flux est un véritable atout ».
Pour enrichir sa base documentaire, la plateforme Keepeek intègre un accès direct à la banque d'images Shutterstock. Cette connexion permet aux équipes de centraliser l'ensemble des ressources visuelles au même endroit, qu'elles soient issues des productions internes ou externes.
En savoir plus sur les intégrations disponibles sur le DAM Keepeek.
La gestion des contenus chez Colas repose sur une stratégie « chaud/froid » bien définie. « Le froid correspond à l'optimisation du stockage de fichiers sur Azure. La spécificité de Colas est d'avoir une production audiovisuelle conséquente, notamment des rushs de grande valeur mais très volumineux. Ces rushs sont stockés en « froid », ce qui permet aux administrateurs de les télécharger uniquement en cas de besoin ».
« Le « chaud » concerne les assets utilisés au quotidien » poursuit Benjamin. « La notion patrimoniale intervient par rapport au cycle de vie du contenu, également géré par des droits juridiques. Quand un document arrive au statut « archive », nous évaluons s'il doit être conservé pour un usage historique, au cas par cas, en ne gardant que ce qui correspond aux enjeux patrimoniaux ».
La clé du succès ? Une gouvernance des médias claire et une formation continue. « Nous avons mis en place des formations pour un public avisé, notamment les responsables communication à travers le monde. Au fil des années, nous avons simplifié la contribution des collaborateurs avec Limonade & Co et la direction communication qui assurent l'indexation ».
Pour maintenir l'engagement des utilisateurs, l'équipe a développé une stratégie multicanale : « Nous avons réalisé des tutoriels vidéo, nous éditorialisons la page d'accueil et faisons des piqûres de rappel sur notre intranet. Dans un groupe aussi décentralisé que Colas, les points mensuels avec notre réseau sont essentiels » ajoute Magdalena Dulac. « C'est grâce à ces échanges réguliers que nous obtenons les informations nécessaires pour nourrir la médiathèque de façon cohérente et dynamique. Nos équipes, réparties dans plus de 50 pays, nous remontent l'actualité terrain, ce qui est fondamental pour enrichir notre base documentaire ».
La collaboration entre Colas et Keepeek va au-delà d'une simple relation client/fournisseur. « Nous challengeons régulièrement l'équipe Keepeek sur l'évolution des fonctionnalités. Selon les retours, les innovations sont soit intégrées dans la roadmap globale, soit spécifiquement pour Colas ».
Les gains observés sont significatifs : « Gérer photos et vidéos sur un même reportage permet de gagner du temps et d'optimiser l'indexation pour créer des corpus cohérents. La palette fonctionnelle de Keepeek pour la description des assets est large et complète, ce qui optimise grandement le temps d'indexation ».
Pour Magdalena, la valeur ajoutée de Keepeek se résume en un mot : « La simplicité, c'est ce qui est le plus important pour les utilisateurs et administrateurs pour gérer et profiter de notre patrimoine ». En 2025, un nouveau chantier de refonte du portail de marque est prévu.
Une simplicité qui n'exclut pas la sophistication comme le souligne Benjamin Suc : « C'est une boîte à outils qui se met à hauteur des utilisateurs ; les fonctionnalités sont plurielles mais chacun peut trouver l'outil adéquat en fonction de son niveau. Nous espérons aussi que l'intégration d'outils d'IA sera de plus en plus importante ».
À propos de Colas | https://www.colas.com/fr/
Colas, filiale du groupe Bouygues, a pour mission d'imaginer, de construire et d'entretenir des infrastructures de transport de façon responsable. Implanté dans plus de 50 pays sur les cinq continents, à travers un réseau de 1 000 unités d'exploitation de travaux et 3 000 unités de production de matériaux, Colas rassemble 65 000 collaborateurs.
À propos de Magdalena Dulac
Philologue, responsable de l'audiovisuel de Colas, Magdalena Dulac assure le suivi de l'ensemble des productions audiovisuelles du groupe qui ont remporté plus d'une vingtaine de trophées de communication professionnelle ces 10 dernières années. Pionnière dans son domaine, elle a créé la première vidéothèque au sein d'une entreprise de travaux publics et continue de gérer la médiathèque du groupe Colas.
À propos de Limonade & Co | https://www.limonadeandco.fr/
Limonade & Co est une agence coopérative spécialisée dans l’archivage, la gestion des médias (DAM) et la valorisation de la mémoire des organisations et des hommes depuis 2012. Présente à Paris & à Lyon, Limonade & Co accompagne ses clients dans des projets mobilisant leurs actifs avec une vision à 360°.
À propos de Benjamin Suc
Benjamin Suc est diplômé en sciences humaines et en archivistique. La valorisation du patrimoine culturel de l’entreprise constitue son principal centre d’intérêt depuis ses études universitaires. Il a notamment développé, au sein de l’agence de communication TBWA Paris, une approche originale de la communication et de la diffusion des documents d’archives à travers le digital. Fort de cette expertise, il a depuis accompagné de grands comptes dans des missions de conseil et d’étude en gestion des flux d’informations et en indexation documentaire, contribuant ainsi à la mise en œuvre de solutions de Digital Asset Management pour des entreprises telles que Michelin, Lafarge, Valeo, Groupe Bouygues ou encore Maison Chaumet. Il a également mené plusieurs projets de numérisation visant à optimiser l’accessibilité et la préservation des archives.
Comment transformer près d'un siècle d'archives audiovisuelles en ressource stratégique accessible ? Face à cette question, Colas a fait le choix d'une transformation digitale ambitieuse de son héritage documentaire. Découvrez leur témoignage.
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