Un DAM oui, mais un PoC d’abord !

Les avantages d'organiser un PoC dans le cadre d’un projet DAM

Vous êtes peut-être convaincu de la pertinence de mettre en place une solution de Digital Asset Management (DAM) dans votre organisation. Cependant, il s'agit d'un projet de grande envergure qui va nécessiter l’implication de nombreuses parties prenantes. Vous avez donc besoin de garanties de succès.

Comment vous assurer de choisir le meilleur partenaire pour vous accompagner ? Comment être sûr que votre projet ne va pas se terminer en usine à gaz et exploser votre budget ?

Faites comme Orange, La Redoute ou encore Valeo : organisez un PoC (Proof of Concept) !

Qu’est-ce qu’un PoC ? 

Un PoC est une preuve de concept ou encore une démonstration de faisabilité. Il s'agit de mettre en place une solution, souvent incomplète et limitée à un périmètre restreint, qui permet de s’assurer que le projet que l'on souhaite développer est faisable avec la solution envisagée. 

À l'origine, on vérifiait essentiellement la faisabilité technique pour s’assurer que l’on parvenait bien à résoudre des problématiques techniques complexes. Aujourd'hui, l'acronyme PoC peut faire l'objet d'un petit abus de langage et désigner plutôt un prototype, un projet sur un périmètre restreint, sans qu'il n'y ait systématiquement de grand enjeu technique.

Concrètement, comment se déroule un PoC ? 

Un PoC se déroule comme un projet très court et plutôt intense qui implique la mise en place de la solution sur un petit périmètre. Les aspects les plus importants à valider sont identifiés et inclus de manière complète ou partielle dans le PoC.

Ainsi, un PoC dans le cadre d'un projet DAM peut inclure un paramétrage documentaire, un portail personnalisé, une reprise partielle des données, une intégration du SSO ou encore des développements spécifiques stratégiques pour l’entreprise (ex : la mise en place d’un CDN).

Le PoC va permettre de garantir que la solution peut s'intégrer efficacement avec votre système d'information (PIM, site web ou e-commerce, CMS....) ou que la migration des médias et données de votre ancien système est possible vers le nouveau logiciel.

Combien de temps dure un PoC ? 

Le PoC se déroule dans un calendrier, souvent, assez serré pour obtenir rapidement un résultat concret (entre un et six mois maximum).

Quelle est la différence par rapport à la mise à disposition d’un environnement de test ? 

Un environnement de test va vous permettre de tester les fonctionnalités et d’essayer l’outil dans des conditions réelles.

Le PoC va plus loin : vous êtes accompagné par des experts à chaque étape du projet (un documentaliste pour la structure documentaire, un chef de projet pour l'implémentation du logiciel, un référent technique pour l’intégration avec votre SI...).

Vos interlocuteurs vont étudier vos besoins, soulever des problématiques auxquelles vous n’aviez pas forcément pensé et vous proposer les meilleures solutions.

Dans quel(s) cas faut-il éviter de faire un PoC ? 

Un PoC n’est pas nécessaire lorsque votre projet DAM est un projet simple. Si vos besoins sont couverts par les fonctionnalités de base d’un DAM et si votre projet ne nécessite pas de développements spécifiques, il sera plus rapide, simple et économique de lancer votre projet directement.

Ce type de stratégie n’est payant que lorsque le périmètre du projet DAM est vaste, avec des problématiques complexes à adresser. 

Quels sont les avantages ? 

Le PoC va permettre de lever tous les risques inhérents à un projet IT d'envergure :

1. Valider le périmètre fonctionnel de votre future solution

Choisir un logiciel, après une démonstration ou quelques tests, ne permet pas toujours de vérifier que la solution choisie sera la mieux adaptée à vos besoins. En mettant en place un PoC, vous allez pouvoir tester les possibilités et les limites du logiciel que vous avez choisi, en conditions réelles.

2. Vous assurer du sérieux de votre prestataire

Vérifiez si la méthodologie de gestion de projet du prestataire convient à votre organisation. Vos interlocuteurs sont-ils efficaces, professionnels, forces de proposition ? Le planning du PoC est-il tenu ? La solution livrée est-elle conforme au résultat attendu ? 

En réalisant un PoC, vous vous assurez que votre partenaire est à la hauteur pour vous accompagner dans un projet de grande ampleur. 

3. Donner des preuves de résultat à votre direction

Avec le PoC, vous apportez à vos décideurs les preuves d’un résultat, certes partiel, mais concret et mesurable. Ce premier retour sur investissement va vous aider à les convaincre d’engager les coûts d’un déploiement à grande échelle. 

4. Fédérer vos utilisateurs autour de votre projet 

En quelques mois, ils verront un résultat concret et commenceront à entrevoir les bénéfices qu’ils peuvent tirer d’un DAM. Ils seront alors plus enclins à soutenir le projet, participer aux ateliers de mise en place et vous fournir les médias qu’ils produisent.

5. Réajuster le périmètre de votre projet

Nous le voyons tous les jours chez Keepeek : les projets DAM peuvent changer de périmètre très rapidement. C’est grâce à nos méthodes agiles et à la souplesse de notre solution que nous parvenons à inclure de nouvelles problématiques, même en milieu de projet. 

Une fois votre PoC réalisé, présentez-le dans votre organisation : en voyant concrètement ce que le DAM permet, d’autres services pourraient remonter des besoins similaires. Il arrive également que d’autres problématiques soient soulevées, entraînant des changements qui impactent la mise en place à grande échelle.   

6. Comparer avant de vous engager 

Si vous en avez les moyens, vous pouvez lancer un PoC sur deux solutions distinctes. Cela vous permettra de comparer tous les aspects listés plus hauts : fonctionnalités, méthodologie de gestion de projet, adhésion des utilisateurs... 

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À l’issue de leur PoC, des sociétés comme Orange, La Redoute et Valeo ont choisi Keepeek pour déployer leur solution DAM.

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Êtes-vous prêt à vous lancer ? Contactez-nous pour parler de votre projet DAM !

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