Le Digital Asset Management, ou DAM, désigne la gestion de l'ensemble des contenus marketing et communication des entreprises. Il constitue le référentiel unique de toutes les créations visuelles et les contenus qu’une entreprise possède : photos, vidéos, audio, print ou divers éléments digitaux. Il accompagne et structure des processus créatifs des équipes et des agences, et favorise le partage entre l’ensemble de l’entreprise. Grâce à cela, le Digital Asset Management est considéré comme un outil de valorisation de tous les contenus marketing et communication pour les entreprises.
Le Digital Asset Management, ou gestion des médias numériques, va bien plus loin qu’une simple photothèque. Certes, un DAM (comprendre Digital Asset Management) peut se résumer à cette simple utilisation de gestion des photos et médias si les besoins de votre entreprise s’arrêtent là, mais certaines solutions de Digital Asset Management dépassent ce simple stade en proposant de nombreuses possibilités pour pousser votre gestion des médias et de votre image de marque au plus loin.
Un des principaux Use Cases du Digital Asset Management est d’aider à piloter et harmoniser l'usage de sa marque.
L’intérêt est alors de simplifier la gestion de son identité de marque par la mise à disposition d’un portail de marque et d’assurer une bonne conformité de ses contenus marketing et communication.
Au cœur de la stratégie de Brand Management des entreprises, il connecte votre réseau de créatifs avec vos meilleurs contenus de Marque et leur bonnes pratiques.
La mise en place d’un portail de marque est une bonne pratique pour veiller sur la bonne utilisation de votre marque. Il est la plateforme de référence pour trouver tous vos contenus de marque et propose tous les fichiers nécessaires à la création de contenus : logos, visuels, iconographies, polices de caractère, templates de documents office ou de documents inDesign...
Le portail peut servir également à diffuser les Brand Guidelines, les chartes graphiques et les bonnes pratiques d'utilisation de la marque. A travers des pages web dynamiques, des documents ou des tutoriaux vidéos, le portail de marque constitue une réponse pédagogique sur les usages de la marque.
Le Portail de Marque permet de filtrer la diffusion des contenus en fonction de vos cibles. Chaque équipe interne, externe ou agence va bénéficier d'accès identifiés et n'accéder qu'au contenu nécessaire.
En effet, le Digital Asset Management répond aux besoin suivants :
Vous l’aurez compris, le DAM doit permettre de décupler la valeur de vos contenus multimédias.
Mais comment fonctionne le Digital Asset Management ?
Vous rassemblez sur un espace unique toutes les images, vidéos, audio, contenus web et print de toutes les entités de votre organisation. Vous proposez simplement à vos collaborateurs et prestataires les versions à jour de tous vos fichiers numériques. L'application de DAM est disponible en permanence et de n’importe où. Cette gestion des médias et contenus garantit la qualité et l’accessibilité de tous les médias numériques que chacun retrouve en quelques secondes
Le Digital Asset Management propose également des fonctionnalités efficaces d'indexation des médias numériques et de recherche pour trouver le bon média, qu'il s'agisse de collaborateurs réguliers ou occasionnels. Les contributeurs intègrent les nouveaux contenus en quelques minutes et peuvent ajouter les données relatives aux médias avec efficacité.
Le Digital Asset Management offre de nombreuses fonctionnalités de diffusion qui s’adaptent à vos cas d’usages. Vous garderez donc le contrôle sur la traçabilité de la diffusion de vos contenus. Vous choisissez de manière très précise qui pourra accéder à ces contenus et ajoutez des conditions d’utilisation pour chaque document : droit à l'image, auteur, mannequins, musiques, etc. Vous protégez ainsi votre entreprise contre les mauvais usages.
De plus, pour une diffusion irréprochable, un outil de Digital Asset Management pourra vous permettre de conserver tous les contrats signés dans la solution et de les relier à vos médias pour plus de facilité lors de vos recherches.
L’historique de toutes vos actions est également lié à ces contenus. Ce qui permet de tracer toutes les utilisations pour mieux gérer en cas de litige.
Le DAM pourra s'intégrer avec les outils de votre système d'information pour diffuser vos contenus sur vos sites web, plateformes e-Commerce, PIM, réseaux sociaux, etc. Vos liens de diffusion sont mis à jour en temps réel en cas de changement de version pour des médias conformes et à jour sur tous vos canaux de diffusion. Les sites e-commerce et les solutions de PIM s’appuient d’ailleurs fortement sur les capacités de gestion des DAM pour la diffusion des médias, et ainsi offrir la meilleure expérience utilisateur.
Vous pouvez réduire drastiquement le time to market de vos produits en automatisant les processus de collecte des images, vidéos et fichiers 3D de tous vos produits. Gérer efficacement leur cycle de vie et simplifier la diffusion multicanale de vos médias produits.
Le premier enjeu du Digital Asset Management pour le e-commerce est de réduire drastiquement les coûts de gestion des visuels produits.
Une plateforme de Digital Asset Management permet de centraliser l'ensemble des médias numériques de vos produits : packshot, vidéos promotionnelles, fichiers 3D, visuels d'ambiance, notice d'utilisation. Elle doit permettre également de les diffuser automatiquement vers les sites eCommerce.
Le Digital Asset Management pour le e-commerce doit permettre de réduire considérablement les délais de publication de ses médias produits. L'automatisation des processus de collecte, de validation et de diffusion accélère la diffusion des contenus validés vers les canaux de vente.
Le DAM doit permettre également d’automatiser la collecte des contenus produits auprès des producteurs de contenus et de récupérer automatiquement des visuels produits via des API ou des hotfolders de dépôt.
Vous bénéficiez de la puissance d'indexation propres aux outils de DAM et vous assurez un stockage optimisé chez un hébergeur cloud. De plus, certains DAM permettent d’adapter le stockage en classant les fichiers en fonction de leur fréquence de consultation et d’accès. Le modèle économique de votre DAM s’optimise en permanence.
En 2025, 70% des médias seront réalisés et diffusés depuis des plateformes cloud. On parle ici des plateformes telles que Vimeo, Dailymotion, Youtube, Canva, Acast, Deezer, Spotify, Ausha, Google Drive, Office 365, Sketchfab, Matterport, Monday, Apple Music, Flickr, Souncloud, ...
La difficulté est que tous les médias riches produits sur ces plateformes échappent à la gouvernance de l’entreprise. Le DAM du futur devra offrir la capacité de centraliser, gérer et diffuser l’ensemble de ces contenus.
Le DAM est avant tout un outil collaboratif. Vous libérez vos équipes d'échanges d’emails et partagez les fichiers volumineux via des espaces collaboratifs sur le DAM et sécurisés (adieux .zip et autres wetransfer qui se perdent!). Dans ces espaces, certains DAM vous proposent des chats, la possibilité d’ajouter des annotations, des tags, des commentaires et même des votes.
Votre outil de Digital Asset Management doit vous fournir toutes les données et statistiques nécessaires pour suivre les niveaux de fréquentation, d'alimentation et d'usages de votre DAM. Ces données vous permettent d'identifier les médias qui performent auprès de vos audiences.
Vous identifiez les contenus peu rentables qu'il n'est plus nécessaire de produire, les médias les plus recherchés, les plus téléchargés, vous identifiez les utilisateurs les plus actifs, vous savez si les utilisateurs externes profitent pleinement de votre portail d’accès … Autant de métriques qui vous permettront de faire évoluer votre DAM pour un meilleur ROI.
Vous repérez les contenus rarement utilisés pour optimiser leurs frais de stockage. Enfin, vous animerez efficacement votre réseau de communicants, vos agences et autres interlocuteurs externes avec des options de partage adaptées à tous les cas d'usage.
Vous contrôlez la durée et les modes de partage et gardez une traçabilité parfaite des utilisations.
Alors qu’attendez vous pour passer au Digital Asset Management ?
L'intégration d'un logiciel DAM avec un CMS est un atout pour optimiser la gestion des médias. Grâce à un référentiel de contenus centralisé, les équipes gagnent en productivité, garantissent la conformité de marque et simplifient les workflows collaboratifs.
