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La gestion des contenus digitaux est un enjeu crucial pour les entreprises. Entre une solution de gestion traditionnelle des fichiers (sur des serveurs locaux ou dans le cloud) et l’utilisation d’un logiciel de gestion des médias, quel système choisir pour rester efficace et organisé ? Dans cet article, découvrez les avantages et les limites de chaque solution pour optimiser l'envoi de fichiers volumineux et la gestion des médias dans votre société.
Le stockage traditionnel des documents repose sur une structure simple de dossiers et sous-dossiers que les utilisateurs organisent manuellement. Ce système est souvent utilisé avec des solutions cloud populaires comme Google Drive ou Dropbox, ou encore sur des disques durs locaux. Les fichiers sont organisés par projet, client ou type de contenu, une méthode intuitive mais qui montre rapidement ses limites.
Un système de stockage traditionnel des fichiers est facile à mettre en place. Les solutions cloud offrent un accès immédiat aux ressources numériques, ce qui permet aux utilisateurs de les retrouver sans formation préalable. De plus, les coûts restent faibles, en particulier pour les petites entreprises.
Avec le temps, cette approche devient difficilement scalable. Les fichiers s’accumulent et il est difficile de localiser rapidement un document spécifique. La collaboration est également freinée car ces outils n’offrent pas de système pour suivre les modifications ou centraliser les contributions. Enfin, l’envoi de fichiers volumineux, comme des vidéos, peut poser des problèmes de vitesse de chargement et de compatibilité.
Un logiciel de Digital Asset Management (DAM) va bien au-delà de la simple organisation de fichiers. Il centralise toutes les ressources numériques d’une entreprise ou d’un groupe au sein d’une plateforme unique et intègre des outils avancés pour leur recherche, leur partage et leur sécurisation.
Contrairement à un système de stockage traditionnel, une solution DAM s’adapte aux besoins évolutifs des entreprises. Elle peut gérer des centaines de milliers de ressources numériques sans compromettre la vitesse de chargement ou l’organisation des contenus. De plus, les systèmes DAM s’intègrent bien souvent avec d’autres outils professionnels comme les CRM, les plateformes de marketing automation, les PIM… créant un véritable hub de contenus pour le marketing.
Adopter un DAM n’est pas sans investissement. Il faut prévoir un budget pour l’achat du logiciel ainsi qu’une phase d’implémentation et de formation des équipes. Cependant, le retour sur investissement se traduit par un gain de temps pour les équipes et une amélioration significative de leur productivité.
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Pour choisir entre un logiciel DAM et une solution de stockage traditionnel, il est essentiel d’évaluer les besoins de votre entreprise :
Les entreprises produisent de plus en plus de vidéos pour leurs communications. Un DAM permet de stocker, organiser et envoyer ces fichiers volumineux tout en gardant une qualité optimale. Cela facilite leur réutilisation dans différentes campagnes et garantit une cohérence visuelle et technique.
Consultez cet article et découvrez pourquoi Keepeek est le choix parfait pour vos vidéos.
Avant d’investir dans un logiciel DAM, il est utile de tester ses fonctionnalités via un Proof of Concept (POC). Ce processus aide à identifier les besoins spécifiques de l’entreprise, à former les équipes et à valider l’adéquation entre le logiciel et les flux de travail existants. Cela réduit les risques d’erreurs lors de la mise en œuvre.
Consultez notre article sur la mise en place d’un PoC dans le cadre d’un projet DAM.
Avec un DAM, toutes vos équipes (marketing, communication, design) peuvent accéder à une bibliothèque de contenus commune. Cette centralisation élimine les doublons, garantit une utilisation cohérente des visuels et simplifie la collaboration, même entre des équipes dispersées géographiquement.
Pour les entreprises disposant d’un large catalogue produit, intégrer un système PIM (Product Information Management) à un DAM permet d’optimiser la gestion des médias liés aux produits. Par exemple, les images, vidéos ou fiches techniques sont directement associées aux fiches produits dans le PIM. Cette connexion facilite la mise à jour des informations, assure leur exactitude et accélère leur diffusion sur les différents canaux (e-commerce, catalogues imprimés, marketplaces, etc.).
Une petite agence créative, gérant principalement des supports visuels pour ses clients, peut se contenter d’une solution de stockage traditionnel des médias. Avec un faible volume de fichiers et une équipe restreinte, des outils comme Dropbox permettent de partager et de stocker les contenus digitaux sans complexité excessive.
Une grande entreprise du secteur du retail produit chaque mois des centaines, voire des milliers, de contenus visuels pour l’alimentation de son site e-commerce, des marketplaces, de ses campagnes publicitaires... Le recours à un logiciel DAM leur permet de centraliser toutes leurs ressources numériques, d’alimenter en temps réel tous leurs canaux de vente, de garantir une cohérence de marque et d’optimiser les processus collaboratifs entre les équipes marketing et des agences externes.
Chez Keepeek, nous comprenons les enjeux médias de toutes les entreprises et proposons des solutions adaptées à chaque besoin. Notre logiciel DAM allie une interface intuitive et des outils puissants pour optimiser chaque étape de la gestion de vos médias.
Bien que le stockage traditionnel des fichiers réponde à des besoins ponctuels, un logiciel DAM s’impose comme une solution incontournable pour les grandes entreprises et les entreprises en pleine croissance. En investissant dans un DAM, vous centralisez vos ressources numériques, fluidifiez la collaboration entre vos équipes et avec vos partenaires, et gagnez en efficacité.
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Le stockage traditionnel des fichiers peut suffire dans certains cas mais un logiciel DAM offre une solution de gestion des contenus digitaux structurée et scalable. Adoptez dès maintenant un hub de contenus marketing adapté à vos besoins !
