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Longtemps réservé aux équipes projets et informatiques, le principe des workflows étend son influence auprès des Directions Marketing & Communication. La démarche est déjà largement répandue pour organiser les process de génération de leads et le marketing automation mais elle l’est beaucoup moins dans l’organisation des processus créatifs.
Découvrez ci-dessous le point de vue de Thomas Larzillière, CEO de Keepeek.
Les bénéfices des workflows restent encore méconnus en entreprise.
J’ai pu en faire l’expérience lors d’une récente démonstration de notre plateforme. Focalisant ma présentation sur les bénéfices des paniers collaboratifs et des workflows, je constate que le principe de workflows créatifs reste très abstrait pour mes interlocuteurs. Pourtant, les bénéfices d’une telle organisation sont réels. Rien ne vaut un cas concret pour illustrer mes propos.
Prenons la réalisation d’un livre blanc pour un programme de génération de leads. Ce type de projet fait intervenir différents interlocuteurs à la fois internes et externes, souvent localisés à différents endroits. Nous avons le Responsable Marketing, le graphiste, le journaliste d’entreprise et un partenaire (ex : un institut de sondage pour cautionner les résultats de l’étude menée auprès des clients). En parallèle, il faut également intégrer les acteurs en charge de valider le document et qui peuvent appartenir à différents service.
Bien évidemment, les missions de chacun sont cadrées au démarrage du projet. Mais tout est calé de façon totalement manuelle. Cela se traduit donc par de nombreux échanges de mails, des réunions interminables, du temps perdu à rechercher la dernière version des fichiers et des commentaires associés. C’est justement pour éviter ce cas de figure que l’usage d'un workflow créatif automatisé et intégré à une plateforme de Digital Asset Management comme Keepeek prend tout son sens. Toutes ces étapes, gérées manuellement, avec un travail de relance à effectuer régulièrement peuvent être traitées par la plateforme. Bien évidemment, au préalable, il convient de définir les étapes, les acteurs en charge de chacune d’elles et les échéances. Une fois cette démarche réalisée, il ne reste plus qu’à la paramètrer dans le DAM Keepeek. En moins de 10 min, vous avez créé un workflow créatif automatisé et collaboratif.
Grâce au workflow, chaque collaborateur reçoit une alerte dans sa boîte mail et sait exactement ce qu’ils doit faire et quand il doit le faire.
Par exemple, la première étape consiste à rédiger le brief créatif et éditorial. Le Responsable Marketing en assure la rédaction puis le dépose dans la plateforme. Tout est ainsi centralisé au même endroit : fini les échanges de mails à n'en plus finir et les relances associées.
Ensuite, le graphiste et le journaliste sont automatiquement avertis des tâches qu’ils doivent réaliser. Il pourront eux aussi déposer leurs propositions graphiques et rédactionnelles dans l’espace dédié au projet du livre blanc. Les participants au projet peuvent interagir directement dans la plateforme pour commenter les propositions, y apposer des commentaires et dialoguer en temps réel. Terminés les échanges de fichiers volumineux qui saturent les boîtes mails tout comme l’usage de WeTransfer qui, loin d’être sécurisé, ne stocke vos documents que pendant 7 jours.
Il est désormais facile de retrouver les différentes versions des documents. On peut ainsi les comparer et voir si les demandes d’évolution ont bien été prises en compte.
Les cas d’usages en marketing et en communication sont infinis. En effet, ce type de workflow peut être utilisé pour gérer la création d’un rapport d’activité, d’une brochure, de bannières, de campagnes emailings… Tous les projets créatifs peuvent être structurés par workflow et disposent ainsi de leur propre espace de stockage et de collaboration. Avec un paramétrage simple et intuitif, cette fonctionnalité peut être dupliqué pour chaque nouveau projet créatif.
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