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Lorsque les premiers utilisateurs s’interrogent sur la mise en place d’une gestion des photos du service communication, la direction informatique lance une idée plutôt originale : pourquoi se limiter au service communication ? Pourquoi ne pas regrouper les fonds visuels de tous les services de la Ville ?
Pas évident : chaque service a son propre mode de fonctionnement, ses habitudes, ses besoins, ses contraintes. Le projet est ambitieux.
Le projet se dessine rapidement. Tous les services sont impliqués : la communication, les services techniques, les archives, les services culturels... Premier objectif : rassembler tous les fonds au sein d’un outil de gestion des médias simple et puissant. Tous les collaborateurs doivent pouvoir utiliser la nouvelle base sans formation préalable.
Il faut, bien sûr, uniformiser les modes de classement et d’organisation. Les grands principes et les bonnes pratiques d'utilisation doivent être respectés par tous.
Cependant, pour assurer l’adhésion de tous à ce projet d'ampleur, il faut proposer des espaces d’autonomie ou chaque service est libre dans sa gestion quotidienne.
La marge de manœuvre entre autonomie et uniformisation est au cœur des discussions.Le Keepeek dévoile alors sont efficacité. La gestion des ressources numériques sous forme de dossiers et de sous-dossiers est idéale pour donner de l'autonomie à chaque service.
Avec une gestion des droits astucieuse, ces derniers peuvent organiser leurs images sans interférer avec les autres utilisateurs.
L’ambition ne s’arrête pas là.
Qu'en est-il du partage de photos entre les services ? Une photo des fondations de la nouvelle crèche va intéresser le service communication pour illustrer l’inauguration du bâtiment. Une image prise sur le vif par le photographe de la communication sera reversée au service archives pour en assurer la mémoire et la pérennité.
Les espaces collaboratifs du DAM Keepeek sont déployés pour assurer ce dialogue entre les services. Avec un simple glisser/déposer, une image d'un fonds est proposée au partage pour les autres collaborateurs. Uniformisation des usages, du langage documentaire : l'objectif est atteint pour un projet d'ampleur. La forte adhésion de l’ensemble des services au projet rend possible ce partage d’informations. La flexibilité de l’outil Keepeek permet à chacun de disposer d'un espace de liberté dans la gestion des médias au quotidien.
Ce projet d'envergure illustre la capacité de Keepeek à mener de grands projets documentaires. Notre savoir-faire en termes de gestion de projets DAM et de conseil iconographique viennent compléter notre expertise technique et logiciel.
Vous vous interrogez sur la manière dont la ville de Lorient a réussi à organiser ses média pour tous ses services ? Vous souhaitez en savoir plus sur ce cas d’étude ? Contactez nous pour partager notre expérience !
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