Pour gérer et valoriser vos contenus marketing et communication, vous avez décidé de mettre en place une solution de Digital Asset Management (DAM). En pleine période de budget, c’est le moment d’aller défendre votre projet auprès de votre Direction. Votre PDG cherche des économies et surtout à rentabiliser ses investissements, votre DAF ne jure que par les KPI.
Pour “vendre” votre projet de DAM en interne, vous devez vous appuyer sur des éléments concrets. Mais, comme tout projet de gestion des connaissances, il peut s’avérer compliqué de trouver de vrais bénéfices. Traduire ces bénéfices en gain financier relève parfois de la mission impossible.Après avoir mené plus de 300 projets de DAM, nous avons recensé les meilleurs atouts pour valoriser votre projet, convaincre en interne et garantir la réussite de votre initiative.
Faire gagner du temps à vos collaborateursPlusieurs études ont été conduites sur le sujet et toutes s’accordent à dire qu’une solution de Digital Asset Management offre un vrai gain de temps aux utilisateurs. L’étude IDC de 2015 affirme qu’en moyenne un collaborateur passe 2 heures et demi par jour à chercher un document. Avec une solution de DAM, la recherche de contenus est nettement optimisée.Cependant, il est parfois difficile de quantifier précisément ce gain de temps et donc d’en déduire une valeur. Même si on arrive à le quantifier, il faut ensuite montrer que cela engendre une réelle amélioration de la productivité. Pas toujours facile. Il faut donc compléter ce premier argument par d’autres raisons plus concrètes.Se prémunir des risques juridiquesLes risques juridiques liés à une mauvaise utilisation des médias sont bien réels et peuvent être quantifiés. Par exemple en Autriche, un photographe ayant photographié les hôtels de Vienne a produit plusieurs photos pour la chaîne hôtelière Sofitel. L’utilisation des photos était limitée à trois ans, et uniquement sur le territoire autrichien. Le département marketing de la chaîne hôtelière n’a pas pris cela suffisamment au sérieux. Résultat, la photo a été publiée dans le monde entier, sous des centaines de versions, même après l’expiration de la licence - dans des magazines ou des journaux internationaux tels que le New York Times. L’affaire s’est retrouvée devant les tribunaux. Les parties se sont mises d’accord, moyennant une belle somme à six chiffres. Les montants grimpent vite et peuvent atteindre des dizaines de milliers d’euros.Eviter le gaspillageLe “reworking” est également un très bon axe de travail pour trouver du gaspillage. Faute de retrouver les médias dont ils ont besoin, les différents services de l’entreprise finissent par racheter le même type de contenus. Là aussi les montants peuvent vite atteindre des sommes importantes. Le groupement des Mousquetaires a mis en place un DAM avec Keepeek pour permettre à toutes les enseignes de bénéficier d’un fonds commun de photos produits. Un million d’euros par an a été économisé sur le seul poste d’achat de visuel.
Comme tout projet IT, il est courant de découper le coût d’un projet de DAM en deux parties : la mise en place et le fonctionnement.La mise en place (phase de Build)Il s’agit de construire votre nouvelle plateforme en vue de l’ouvrir à tous vos utilisateurs. Elle dure entre 3 et 8 mois en moyenne. Cette phase doit prendre en compte toutes les charges liées à cette mise en place, à savoir :- La gestion de projet- L’analyse documentaire pour définir les langages (structure, plan, référentiel de mots clés,...)- La reprise de l’existant (importer dans la nouvelle plateforme les contenus historiques)- La conduite du changement (formations, plan de communication)- Les éventuels développements spécifiquesDans certains cas vous devez acheter une licence et le matériel pour héberger votre logiciel. Il y a également les coûts internes à intégrer car vos équipes vont participer activement à l’élaboration de ce dispositif. La charge de mise en place est évidemment très variable en fonction des projets. Quelques milliers d’euros pour les projets les plus simples à plusieurs centaines de milliers pour les grands groupes.Le fonctionnement (phase de Run)Ce n’est pas tout d’investir dans une nouvelle voiture, il faut l'entretenir et mettre de l’essence. Le DAM n'échappe pas à cette règle. Il faut donc intégrer les coûts récurrents du projet :- L’hébergement et la maintenance logicielle- Le temps passé à alimenter la base et à indexer les médias- Le temps passé à animer la communauté des utilisateurs (inscriptions, demandes..)Ces coûts peuvent être internes si vous les prenez en charge, mais ils sont aussi facilement externalisables auprès de professionnels comme Keepeek. Le montant des coûts récurrents est aussi très variable, de quelques milliers d’euros à plusieurs centaines de milliers d’euros par an.
La mise en place d’un projet de DAM nécessite donc un investissement important et requiert aussi du budget au quotidien. Si les arguments de gain de temps, de sécurisation des droits d’auteur et la chasse au gaspillage n’ont pas été suffisants pour convaincre, il faut chercher d’autres leviers.Tournons nous vers les multiples usages proposés par cette nouvelle plateforme. On pense naturellement à la recherche et au téléchargement des contenus médias, la fonction initiale du DAM. Pourtant de très nombreux usages connexes ont été inventés par des utilisateurs astucieux qui veulent tirer le meilleur de leur plateforme.Un portail de marque, pour une identité de marque homogène et renforcéeVous avez investi dans une charte graphique et créé une véritable identité de marque. Cependant il est nécessaire de promouvoir son utilisation auprès d’un large public de communicants, internes ou externes.Votre DAM peut facilement se transformer en portail de marque pour diffuser toutes ces bonnes pratiques. Vos interlocuteurs sont informés. Ils peuvent exploiter ces éléments de référence pour créer ou exploiter du contenu en respectant votre identité de marque.Une presse room pour informer la presse de votre actualitéLa communication descendante vers la presse est stratégique pour votre organisation. Pour des raisons d’image ou des obligations légales de communication, vous devez tenir informer les médias de vos principales actualités.Les journalistes ont également besoin de récupérer des contenus, des logos ou des illustrations.Votre plateforme de DAM peut également servir ce nouvel objectif en devenant une Press Room. Ainsi tous les médias seront alertés de vos actualités et auront accès à de nombreuses ressources.Des workflows pour organiser votre processus créatifAu quotidien, vos équipes produisent des contenus créatifs (contenus de marque, marketing, communication). Ce processus créatif fait intervenir de nombreux acteurs internes et externes, et se révèle assez complexe à gérer. De nombreux canaux de communication sont utilisés : le mail, les drive (we transfert…) et parfois même les documents imprimés, annotés, puis scannés.Désormais votre plateforme de DAM collaborative intègre les fonctionnalités de workflow pour travailler en équipes sur la production de ces contenus. Vous gagner un temps précieux dans vos échanges et améliorer significativement les délais de production de vos contenus.Base documentaire simpleLe DAM peut contenir tout type de contenus. Les images et les vidéos sont bien sûr majoritaires, mais certains DAM contiennent aussi beaucoup de documents, notamment des PDF. Le DAM est ainsi utilisé comme base de référence des PDF : notice technique, contrats, argumentaire produit etc..Même si un DAM n’a pas toutes les fonctionnalités d’une GED (Gestion Electronique de Document), il peut se révéler très pratique pour gérer des fonds documentaires assez simples.Connectez votre DAM à vos outils du quotidienUne solution de DAM peut totalement se fondre dans les outils utilisés quotidiennement par vos utilisateurs. Avec le principe des plugins, il est très facile de consulter les différents ressources depuis Word, Power Power Point ou Photoshop. Certains dispositifs de plugin permettent même de modifier et re-publier les contenus directement dans le DAM sans quitter son outil d’édition.
Si après avoir démontrer tous les effets de levier possible du DAM vos interlocuteurs restent indécis, il faut passer à l’action en leur montrant concrètement le fonctionnement d’un DAM.Inscrivez vous gratuitement sur la plateforme Keepeek et disposez d’un compte de démonstration. En quelques heures vous aurez configuré votre espace et ajouté plusieurs centaines de contenus. Avec un outil ergonomique et vos contenus dans la base, vous disposerez d’une arme efficace pour illustrer concrètement toutes les vertues de cette plateforme auprès de vos responsables et collègues.Tous les jours nos clients inventent de nouveaux usages avec leur plateforme de DAM. Pour recenser tous ces nouveaux usages, Keepeek s’apprête à publier un livre blanc sur ces nouvelles pratiques. Inscrivez vous pour le recevoir en avant-première.* ROI: Return On Investment / DAM: Digital Asset Management
