Le succès d’une solution de Digital Asset Management est souvent conditionné à la qualité de l’indexation des médias (photos, vidéos, documents…). Choix des mots clés, pertinence des médias, structure de l'arborescence... sont les éléments à prendre en considération pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement les ressources numériques dont ils ont besoin. Pour accompagner efficacement nos clients et leur permettre d’exploiter tout le potentiel offert par la plateforme, Keepeek s’est structuré en créant son équipe documentaire.
C'est avec Cécile Odouard, Responsable du Pôle Documentaire chez Keepeek pendant 3 ans, que nous découvrons l'organisation et les perspectives de ce service !
Nous avons toujours été sollicités par nos clients pour réaliser différents types de prestations documentaires. Initialement, elles étaient assurées par nos chefs de projet. Face à l’évolution continue et soutenue de notre activité, Thomas Larzillière, notre CEO, a voulu créer un pôle d’experts pour répondre efficacement aux enjeux de nos clients. En gagnant le projet du groupe Stellantis, les choses se sont accélérées et notre équipe de documentalistes s’est progressivement constituée.
C'est donc au cours de l'été 2016 que j'ai rejoint Keepeek pour relever ce nouveau challenge.
Nos interlocuteurs sont des professionnels du marketing et de la communication. La plupart du temps, ils n’ont pas les compétences ou de spécialistes dans leurs équipes pour traiter les questions relatives à la gestion et à la valorisation de leurs ressources multimédias. C’est donc très tôt que le besoin se fait ressentir. Nos clients cherchent à être rassurés et à gagner du temps en bénéficiant de notre expertise mais aussi de retours d’expérience clients pour disposer des bonnes pratiques.
Il y a tout d’abord l’audit documentaire que nous proposons dès le démarrage du projet. L’objectif est d’évaluer, de structurer et de classifier le fonds multimédias. Cet audit s’appuie sur 2 questions fondamentales : qui produit et qui consomme ces ressources ? Car un projet de MRM (Marketing Resources Management) doit être piloté par l’usage et non par le contenu. C’est à l’issue de l’audit documentaire que nous constituons le thésaurus ou la fameuse liste de mots clefs.
En règle générale, c’est durant cette étape que nous intervenons aussi pour conseiller nos clients sur des points juridiques liés à la gestion des droits d’auteurs ou des droits à l'image. Puis vient tout le travail d’indexation des médias, c'est à dire l'ajout de l'information pertinente et précise qui permettra aux utilisateurs de trouver ce qu'ils recherchent. C’est une prestation que nous pouvons réaliser soit au démarrage du projet, notamment dans le cadre d’une reprise de fonds documentaire, soit de façon plus ponctuelle pour gérer des pics d’activité en indexant des reportages photos, par exemple.
La formation des utilisateurs fait aussi partie de nos missions. Notre objectif est de permettre à nos clients d’être totalement autonomes dans la gestion de leur projet. Le format est relativement court et peut être réalisé à distance, sous la forme de classes virtuelles ou de MOOC. Nous avons élargi notre champ d’action en assurant l’assistance des utilisateurs. Cela peut se traduire par l’animation d’un chat pour répondre à toutes les questions d’ordre fonctionnel sur la solution DAM Keepeek. Notre objectif est d’offrir la meilleure expérience possible aux utilisateurs.
Par exemple, Elior - groupe international de restauration collective - s’appuie sur la solution DAM Keepeek pour gérer et partager l’ensemble de ses ressources digitales. Pour assurer la promotion de ses différents services, le groupe Elior réalise régulièrement des reportages composés chacun de plusieurs dizaines de photos. Nous assurons pour eux tout le travail d’indexation, et ce dans plusieurs langues. Cela consiste à renseigner les légendes, les mots clés, la localisation mais aussi les informations concernant les droits. Nous réalisons cette prestation à distance. Nous faisons preuve d’une totale flexibilité car nous nous calons sur la saisonnalité des reportages.
Pour la Cinémathèque Française, qui gère un fonds documentaire considérable sur le cinéma, l’objectif était de pouvoir retrouver facilement et rapidement tous types de médias. La qualité des mots clés est donc cruciale. Nous sommes intervenus pour les accompagner dans la refonte de leur thésaurus. En parallèle, la Cinémathèque Française réfléchissait à une réorganisation de leur plan de classement et nous a confié également la réindexation de tous ses médias dans la nouvelle arborescence.
Pour le groupe Stellantis, projet d’envergure internationale qui intègre la gestion des médias de toutes les marques du groupe (Peugeot, Citroën, DS, Fiat, Opel...) mais aussi d’autres services transverses, nous sommes sollicités pour réaliser différentes missions documentaires. Cela peut être des audits pour l'intégration de nouveaux fonds multimédias, des formations en français ou en anglais, des missions d’alimentation du DAM ou encore de la gestion d'utilisateurs. L’une de ces missions consiste à assurer à l’année, à raison de 2 jours par semaine, toute l’indexation de l’ensemble des médias des services Marketing et Communication de l'une des marques du groupe. Nous devons aussi gérer les nouvelles demandes d'accès au DAM ainsi que le renouvellement de certaines licenses. Nous animons également quotidiennement la communauté des utilisateurs grâce au chat.
Les échanges peuvent faire l’objet d’une évaluation et, à ce jour, nous enregistrons plus de 90% de satisfaction.
Pour Airbus, la fusion de plusieurs médiathèques a permis la mise en place d’un référentiel de contenus centralisé et unique. Le pôle documentaire est intervenu une fois la solution déployée pour piloter des formations en français, pour les équipes francophones, et en anglais pour permettre aux équipes allemandes, chinoises et américaines d’être efficaces sur l’outil (qui est lui-même totalement multilingue).
Un grand merci à Cécile pour cet échange et ces précieuses informations !
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