Ça y est, la mise en place d’un DAM a été validée par votre Direction ! Rassurez-vous, il est toujours temps de saboter ce beau projet… Depuis l’expression de besoin jusqu’au déploiement auprès des utilisateurs, découvrez toutes les occasions de réduire à néant l’efficacité de votre plateforme.Dans la définition du projet :
C’est VOTRE projet, pour VOS besoins spécifiques.Vous avez les médias, vous savez ce qui est bon pour votre DAM. Il est donc essentiel qu’il reste bien à part de votre écosystème. Il ne s’agirait pas qu’il s’interface avec votre intranet ou qu’il puisse alimenter directement votre plateforme e-commerce, par exemple ?!
Les fonctionnalités de Youtube ou Facebook sont forcément adaptées à la gestion de médias en entreprise. Pourquoi se priver ? Après tout, qui peut le plus peut le moins !
Chaque service a ses propres besoins, chacun a ses formats spécifiques. Ne perdez pas de temps à essayer de mettre tout le monde d’accord !Votre DAM tient toujours la route ? Tout n’est pas encore perdu !Dans l’indexation de vos médias :
N’essayez pas de trouver un vocabulaire commun pour indexer les médias. Laissez les utilisateurs utiliser leurs propres termes. Chacun a le droit d’avoir son point de vue !
Plus besoin de mettre des mots-clés sur les contenus. L’intelligence artificielle permet à coup sûr de proposer les mots-clés à partir des images. Que de temps gagné !
Voici une astuce imparable pour éviter que vos collaborateurs, photographes ou agences, ne vous livrent du contenu trop facilement : rendez obligatoires un maximum de champs d'indexation sur les fiches de vos médias. Ainsi, les contributeurs seront vite découragés et renonceront à utiliser le DAM. Mission accomplie !
Le Cloud est extensible, autant en profiter ! Pas besoin de trier les contenus, ni de supprimer ceux dont les droits sont expirés. Les utilisateurs sauront choisir eux-mêmes parmi les résultats.Votre DAM a été déployé ? Restez zen, il vous reste une chance de l’anéantir ! Dans la prise en main du DAM:
Ils sauront trouver eux-mêmes les bonnes pratiques et mettront en place les workflows adaptés à leurs habitudes de travail.
Les utilisateurs doivent passer par vous pour télécharger les fichiers HD, ou pour ajouter de nouveaux contenus. Afin de rester le Maître-unique-et-tout-puissant de vos contenus, mettez vite en place des autorisations grâce auxquelles vous validerez systématiquement toutes les demandes d’imports et exports. Ainsi, vous contrôlez le système. Tant pis si ça ralentit tout.
Vous n’avez besoin de personne d’autre pour animer votre DAM. Il peut très bien vivre sa vie en toute autonomie, c’est bien pour cela qu’on l’a mis en place non ? N’utilisez pas les rapports statistiques pour optimiser votre indexation ou détecter de nouveaux besoins de contenus. Et enfin, ne faites SURTOUT PAS évoluer votre solution. Pourquoi vouloir être agile et évolutif, lorsqu’on peut être monolithique et figé ? Ainsi, si vous identifiez de nouveaux besoins métier, n’en parlez pas à votre éditeur de DAM; au risque qu’il vous propose une solution pour y répondre. Et aussi :
La clé d’une solution complète, c’est un cahier des charges le plus exhaustif possible. Listez soigneusement toutes les fonctionnalités souhaitées - même celles dont vous n’êtes pas certain qu’elles correspondent à un véritable besoin métier, puis ne faites aucune concession sur leur priorité. Enfin, n’écoutez pas votre fournisseur lorsqu’il vous conseillera sur l’intégration de votre DAM avec votre cycle de production et vos autres outils.
Encore une fois, il s’agit de VOTRE projet ! N’impliquez surtout pas les futurs contributeurs et visiteurs de votre DAM; ils risqueraient de s’exprimer sur leurs besoins métier. En conséquence, ne constituez PAS une équipe projet transverse. Et surtout, surtout, garder votre projet secret permettra d’éviter de trouver des sponsors internes, capables de faciliter la conduite du changement (nous en reparlerons plus tard).
On ne le répètera jamais assez, il vaut mieux trop que pas assez ! OK, votre DAM saura parfaitement exporter automatiquement vos contenus aux formats demandés - qu’il s’agisse de fichiers HD pour du print ou d’édition de vignettes à partager sur les réseaux sociaux. Mais autant décliner vous-même tous les formats possibles, les stocker sur votre DAM “au cas ou” et noyer vos utilisateurs sous une masse de contenus identiques.
C’est une évidence: les entreprises aiment le changement. Vous pouvez donc partir du principe que vos collaborateurs sont impatients de changer leurs habitudes de travail - même mauvaises, pour adopter votre nouveau joujou. Pour leur démontrer l'intérêt du DAM, ne vous appuyez donc pas sur des exemples concrets, tirés de leurs tâches quotidiennes. Laissez-les plutôt découvrir l’outil et se débrouiller seuls, sans formation ni accompagnement par des champions internes. Si malgré toutes ces bonnes idées, vous préférez que votre projet de DAM soit une réussite...toutes nos félicitations ! Keepeek sera ravi de vous aider à formaliser votre besoin et mettre en place une solution performante, adaptée à vos problématiques. Expertise technique et documentaire, équipe projet dédiée, accompagnement au changement, formation de vos utilisateurs : mettez toutes les chances de votre côté en choisissant Keepeek pour vous accompagner. Contactez-nous et testez gratuitement la solution Keepeek.
