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Lorsqu’Airbus se lance dans son projet de Digital Asset Management , l’ambition est à la hauteur de l’entreprise. Objectif : diffuser les meilleurs visuels du constructeur aéronautique auprès de 50 000 collaborateurs répartis dans le monde.
Ce nouveau projet est initié par le service communication d’Airbus. Il est baptisé Photolib+.
Il y a plus de 130 000 fichiers photos à partager en toute sécurité. Ce sont des photos d’avions, de chaînes de fabrication, de collaborateurs en action… Ces nombreux visuels sont très demandés par des milliers d’utilisateurs en interne pour illustrer leurs brochures, présentations PPT et autres productions graphiques et documentaires. Le dispositif doit être simple et convivial. Il faut faire gagner du temps à tous les acteurs de la chaîne graphique. Mais le projet est complexe.
Historiquement, plusieurs bases de données d’images existent au sein de l’entreprise. Chacune de ces bases est animée par un pays différent. Les habitudes de gestion des photos sont différentes entre les équipes, le langage utilisé aussi. Il faut réussir à fusionner ces bases de données. L'un des enjeux essentiels est donc de faire converger les structures documentaires pour adopter un langage commun. On mesure à quel point les habitudes de gestion des médias sont variées d’un pays à l’autre. Les critères de qualité ou les contraintes juridiques sont différents en fonction des pays. Il faut donc réussir à faire adopter les bonnes pratiques à tous. Touchant à des données sensibles, le projet est soumis à de nombreuses contraintes de sécurité. L’accès au fonds documentaire doit respecter des règles strictes de confidentialité et de protection des données.
Après un appel d’offre très exigeant, Keepeek est sélectionné pour relever tous ces défis.
Tous les pays d’implantation d’Airbus sont mis à contribution pour participer à l’enrichissement de la base d'images commune. Chaque unité Airbus a sa spécialité et détient donc des photos propres à sa discipline.
Pour garantir une cohérence de la base, les contributeurs locaux (services communication, iconographes, documentalistes, photographes…) ont été formés par Keepeek. Des principes documentaires communs sont établis afin de respecter le vocabulaire et les consignes de classement. Une option simple aurait pu consister à créer une branche par division, chacun contribuant indépendamment dans son espace. Mais c’était sans compter sur la volonté d’Airbus de rapprocher l’ensemble de ses collaborateurs au coeur d’un projet commun.
Le projet du Service Communication s’inscrit dans une volonté de partage du savoir. Un plan de classement commun fusionnant toutes les entités est donc définitivement adopté.
Le projet Photolib+ est déployé sur le Cloud premium de Keepeek. Cette plateforme est conçue pour assurer un haut niveau de sécurité et garantir les temps de réponse de l’application. Il faut donc redoubler d’attention sur la qualité de la plateforme. Photolib+doit permettre de prouver à l’ensemble du management que les outils SAAS sont fiables et sécurisés.
Côté sécurité, un cahier des charges scrupuleux doit être respecté : filtrage IP, complexité des mots de passe, tests d’intrusion… Les photos sont destinées à l’usage interne et ne doit être diffusées à l’extérieur qu’après accord spécifique.
Un consensus sur la notice documentaire s’est dégagé après plusieurs semaines pour faire adhérer toutes les divisions. Chacun doit se sentir à l’aise avec la structure documentaire cible. Une fois la structure validée, il faut reprendre les médias existants pour les importer de façon adéquate. Une équipe composée d’ingénieurs Airbus et Keepeek prend en charge cette mission complexe pour récupérer les données des bases historiques (Cindoc, Fotostation…).
Chaque division a sa propre organisation, des contributeurs dédiés, des photographes internes, externes et des circuits de validation identifiés. Une grande autonomie est donnée aux contributeurs locaux pour enrichir la base de médias. C’est le secret d’un projet de Digital Asset Management vertueux que de permettre à de nombreux contributeurs de participer. Pour assurer la supervision des processus et garantir une grande qualité d’indexation, une cellule documentaire basée à Toulouse prend en charge le pilotage.
Avec plus 30 000 visiteurs dès la première semaine de lancement, le succès est immédiat. Des milliers de collaborateurs dans le monde entier (Chine, US, Singapour, Dubai, Inde…)se rendent quotidiennement sur le site Photolib+ pour télécharger les plus beaux visuels du groupe et assurer la promotion du leader aéronautique.
